Rollen-Redesign – Warum weniger oft mehr ist

In fast jedem SAP-System passiert es über die Jahre: Neue Rollen werden angelegt, alte bleiben bestehen, Sonderrechte kommen hinzu und plötzlich verliert man den Überblick.

Das Resultat: Rollenwildwuchs, unklare Zuständigkeiten und fehlende Transparenz.

Ein durchdachtes Rollen-Redesign kann hier Ordnung schaffen und sorgt dafür, dass Berechtigungen wieder so funktionieren, wie sie sollen: sicher, skalierbar und effizient.

Was bedeutet ein Rollen-Redesign und warum lohnt es sich?

Ein Rollen-Redesign ist weit mehr als Aufräumen im System. Es geht darum, Transparenz zu schaffen, Redundanzen zu eliminieren und Prozesse klar abzubilden. Ziel ist ein Rollenmodell, das einfach zu pflegen ist, auditfähig bleibt und keine überflüssigen Berechtigungen enthält.

Viele Unternehmen schrecken vor einem Redesign zurück, aus Angst vor Aufwand. Doch die Folgen des Nichtstuns sind teurer:

• Rollenüberlagerungen gefährden Sicherheit und Compliance

• Intransparenz erschwert Audits

• Rollenwildwuchs erhöht Wartungskosten

Wenn schon kleine Änderungen im System zu Chaos führen oder niemand mehr weiß, welche Rolle was darf, ist das ein klares Zeichen: Es wird Zeit, das Berechtigungsmodell zu überarbeiten.

Typische Anzeichen für Rollenwildwuchs

Bevor man neu strukturiert, sollte man wissen, wie schlimm es steht.

Diese Symptome sind häufig:

• Dutzende ähnliche Rollen mit leicht unterschiedlichen Berechtigungen

• Inaktive oder veraltete Rollen

• Mitarbeiter mit mehr Rechten, als sie brauchen

• Keine klaren Prozesse zur Rollenerstellung und -änderung

Das führt zu Frust, erhöhten Risiken und zu einem hohen Verwaltungsaufwand.

Der Weg zum neuen Rollenmodell

Ein Rollen-Redesign ist ein Projekt mit klaren Phasen.

Wer strukturiert vorgeht, vermeidet Fehler und spart Zeit.

1️⃣ Bestandsaufnahme

Erfasst alle bestehenden Rollen, prüft, welche aktiv genutzt werden, und markiert veraltete. Eine einfache Kategorisierung (aktiv / überlappend / ungenutzt) schafft Klarheit.

2️⃣ Zieldefinition

Was soll das neue Modell leisten? Klare Ziele bestimmen das Design und die Vorgehensweise.

3️⃣ Designphase

Definiert klare Prinzipien:

• Rollen nach Funktion statt nach Person

• Eindeutige Namenskonventionen

• Klare Trennung kritischer Berechtigungen (SoD)

• Einheitliche Struktur für alle Systeme

4️⃣ Umsetzung & Test

Erstellt die neuen Rollen, testet sie fachlich und technisch und dokumentiert den Aufbau revisionssicher.

Ohne Fachbereiche geht es nicht

Rollen müssen die Realität der Geschäftsprozesse abbilden. Deshalb ist die Einbindung der Fachbereiche entscheidend. Sie wissen, welche Berechtigungen im Alltag wirklich gebraucht werden.

Die IT kann die Rollen technisch umsetzen, aber die fachliche Logik kommt aus den Fachabteilungen. Ein Berechtigungsgremium mit Vertretern aus IT, Compliance und Fachbereichen sorgt dafür, dass Entscheidungen fundiert und akzeptiert sind.

Häufige Stolperfallen im Redesign

Auch ein gut geplantes Projekt kann scheitern, wenn man in typische Fallen tappt:

• Fachbereiche nicht eingebunden: Rollen passen nicht zum Prozess

• Zu kurzer Zeitplan: Tests und Abstimmungen dauern länger als gedacht

• Fehlende Governance: Nach dem Redesign entsteht wieder Wildwuchs

• Mangelnde Kommunikation: Anwender verstehen Änderungen nicht und lehnen sie ab

Ein gutes Redesign ist kein IT-Projekt im stillen Kämmerlein, sondern ein gemeinsamer Prozess.

Governance – damit es nicht wieder aus dem Ruder läuft

Ein Rollen-Redesign ist kein einmaliger Kraftakt. Ohne Governance verwächst das System schnell wieder.

Darum braucht es klare Regeln:

• Wer darf Rollen ändern oder anlegen?

• Wie werden neue Anforderungen geprüft und genehmigt?

• Wie oft findet eine Rezertifizierung statt?

Regelmäßige Überprüfungen und dokumentierte Freigabeprozesse verhindern, dass alte Muster zurückkehren.

Automatisierung als Unterstützung

Automatisierung kann den Prozess enorm erleichtern:

• Workflows für Rollenbeantragung und Genehmigung

• Automatische Rezertifizierung zur jährlichen Prüfung

• Analyse-Tools zur Erkennung redundanter oder kritischer Berechtigungen

Diese Lösungen sorgen für Schnelligkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit, ersetzen aber keine saubere Governance.

Der wirtschaftliche Nutzen

Ein Rollen-Redesign ist nicht nur ein Sicherheitsprojekt, sondern auch ein Kostenhebel. Denn Berechtigungen beeinflussen direkt die Lizenzvermessung in SAP.

Wenn Mitarbeiter zu viele oder falsche Berechtigungen haben, werden sie oft als teurere Lizenztypen gezählt. Ein aufgeräumtes Rollenmodell senkt also nicht nur den Pflegeaufwand, sondern auch die Lizenzkosten.

Change Management – Akzeptanz schaffen

Rollen-Redesign bedeutet Veränderung, und Veränderungen erzeugen Widerstand. Deshalb ist Kommunikation entscheidend:

• Erklärt, warum das Projekt notwendig ist.

• Zeigt den Mehrwert für Anwender (klare Prozesse, weniger Fehler).

• Bezieht Power-User aktiv ein.

Ein transparentes Vorgehen sorgt dafür, dass Anwender das neue Modell nicht als Einschränkung, sondern als Verbesserung erleben.

Fazit: Klar definierte Rollen, weniger Aufwand

Ein Rollen-Redesign ist keine kurzfristige Maßnahme, sondern eine Investition in die Zukunft. Es schafft Sicherheit, reduziert Komplexität und spart Geld.

Wichtig ist, das Projekt ganzheitlich zu betrachten: Fachlich, technisch und organisatorisch. Mit klarer Planung, Governance und Kommunikation wird aus einem unübersichtlichen Berechtigungschaos eine stabile, nachvollziehbare Struktur, die sowohl den Pflege- und Verwaltungsaufwand senkt als auch unnötig höhere Lizenzkosten vermeiden kann.

Ihr wollt wissen, ob euer Rollenmodell noch effizient und sicher ist?

Wir analysieren eure Berechtigungslandschaft, zeigen Optimierungspotenziale auf und begleiten euch bei einem Rollen-Redesign. Jetzt ganz einfach über den Button einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch vereinbaren!

Jetzt Termin vereinbaren